כמובן שקיימת חשיבות גם למיקום בו ימצאו השולחנות והכיסאות. אם ההושבה נעשית בשטח חיצוני – כלומר בגינה או בחצר סוג הכיסאות והשולחנות יהיו שונים מכיסאות ושולחנות המותאמים למקומות סגורים כמו אולם אירועים, לכן עדיף להתחיל את תהליך ההשכרה לאחר שאתם בטוחים בדיוק היכן יתקיים האירוע. 

סוג הכיסא והשולחן שתשכירו לכבוד האירוע לרוב ישפיע על דעת הקהל של האורחים על האירוע, אם הם ישבו בכיסאות נוחים ומהודרים סביר להניח שהם יתרשמו מהאירוע יותר ממקרה בו הכיסאות היו לא נוחים ולא יפים לעין. 

כמובן שיש חשיבות גם לכמות המוזמנים ולשטח האירוע, ובמקרים בהם יש כמויות רבות של אורחים לא תמיד תתאפשר הזמנה של שולחנות או כסאות מהודרים במיוחד.

השכרת כסאות לאירוע פרטי שונה מהשכרת כסאות לאירוע עסקי לא רק מבחינת כמויות אלא כמובן גם בסוג הכיסאות המומלץ ביותר. כמובן שכאשר קיימים פחות מוזמנים ניתן להשקיע בכיסאות מהודרים יותר שכן כמות הכיסאות הנדרשת היא נמוכה יותר, אך כמובן שאם יש לכם את האפשרות ניתן לשכור כסאות מהודרים בכמויות גדולות יותר.